Toldbehandlingen skal i både Danmark og alle EU-lande frem til 2025 understøttes af nye it-systemer, der sikrer ensartet digitalisering og kvalitet på tværs af lande. Er dine processer, din organisation og dine it-systemer klar til fremtidens toldbehandling?

49.100 danske virksomheder importerede eller eksporterede i 2019 varer på tværs af landegrænsen. Handel med varer på tværs af grænser skal tolddeklareres og -afregnes, og det løb i 2019 op i 3,7 millioner toldangivelser for varehandel, der ifølge Danmarks Statistik repræsenterer en værdi på 500 milliarder kroner.

Toldhåndtering er med andre ord en stor opgave for de knap 50.000 danske små, mellemstore og store virksomheder, der importerer og eksporterer varer og for de mange logistikudbydere, der transporterer og håndterer varer på kundernes vegne. EU har indført en ny forordning, som kræver, at alle lande i EU udveksler data på samme måde. Forordningen fastslår, at toldområdet skal være papirløst og fuldstændig elektronisk i 2025.

I Danmark betyder det, at hovedparten af de danske it-systemer for told skal udskiftes. Det skal give en lettere og smartere toldbehandling med en mere ensartet kvalitet og en digitalisering af hele området, der traditionelt har været meget papirtungt.

Den udvikling er skudt i gang i Danmark i 2019, og Toldstyrelsen vil trinvis indføre en række nye it-systemer i perioden 2020 til 2025. Det har store konsekvenser for virksomhederne, der skal sikre, at deres it-systemer spiller godt sammen med Toldstyrelsens nye systemer.

Alle papirbårne processer skal erstattes med elektroniske processer, og det skal ske i alle 28 EU-lande. Det stiller tårnhøje krav til kvaliteten.

Sker i samarbejde med virksomhederne

De øgede datakrav kommer ikke uden omkostninger for alle de danske virksomheder, som beskæftiger sig med import, eksport og forsendelser. For ændringerne i data er mange. Og handlen skal forløbe uhindret, mens nye it-systemer gradvist erstatter de gamle. Toldstyrelsen og Udviklings- og Forenklingsstyrelsen, som står for udbud af udviklingen af de danske systemer, er i løbende dialog med virksomhederne.

”Vi følger udviklingen nøje og tager aktivt del i dialogen med Toldstyrelsen og Udviklings- og Forenklingsstyrelsen, så vi løbende kan tilpasse Descartes’ toldsystemer til styrelsernes nye systemer. Vores kunder skal mærke så lidt som muligt til overgangen, så de kan bruge kræfterne på at udvikle og drive deres kerneforretning”, fortæller Martin Jeppsson, der er Product Manager for Descartes’ toldsystem GCT (Global Customs and Transport).

Stor opgave og store gevinster

”Forandringerne i EU's datamodel medfører, at danske toldmyndigheder skal forandre cirka 90 procent af alle datafelter i toldsystemerne. Det påvirker derfor i høj grad danske virksomheder, der er involveret i import, eksport eller internationale forsendelser” fortæller Martin Jeppsson og supplerer:

”EUTK-forordningen opererer med begrebet ”temporary storage”, der gør det muligt for speditions- og logistikvirksomheder at lagre varer i op til 90 dage, før de bliver transporteret videre, uden at der skal ske en toldbehandling af varerne. Men der skal ske en digital dokumentation af det midlertidige lager”,

Han fremhæver, at det er en stor opgave at integrere med Toldstyrelsens nye it-systemer; men han fremhæver også, at gevinsterne er tilsvarende store.

”Der er store fordele forbundet med at digitalisere toldbehandlingen, så dataflows foregår uhindret mellem virksomheder og Toldstyrelsen og mellem de mange aktører i EU-landenes varehandel”, fortæller han. Det omfatter for eksempel:

·         Hurtigere toldbehandling.

·         Færre fejl fordi data kun bliver tastet én gang.

·         Lavere omkostninger til toldprocessen, fordi den er hurtigere, lettere og datakvaliteten er højere.

·         Det medfører, at virksomhederne kan frigøre ressourcer til kerneforretningen.

·         Mere effektiv toldbehandling bidrager til virksomheden globale konkurrencekraft.

Martin Jeppsson peger på, at det er helt afgørende, at virksomhedens toldbehandlingssystem også er tæt integreret med virksomhedens ERP- eller virksomhedssystem. ”Det er centralt, at virksomheden har information og data ét sted og kun ét sted. Der skal være tæt sammenhæng mellem toldsystem og ERP, så der ikke skal udføres dobbeltarbejde og opstår fejlkilder”.

Told for både store og små

Toldsystemet GCT fra Descartes bliver anvendt af både store og små til toldbehandling. Èn stor global detailhandelskæde bruger det til virksomhedens globale toldbehandling af deres omfattende vareflow til og fra distributionscentre over hele verden. Systemet sikrer kæden en ensartet og automatiseret håndtering af toldbehandlinger med tæt integration til virksomhedens ERP-system og med de respektive landes toldmyndigheder.

En nordiske logistikvirksomhed anvender også GCT til at understøtte alle aktiviteter i pakkeleveringskæden med en kæde af automatiserede beskeder til modtagere.

En anden logistikvirksomhed med bred international rækkevidde er et tredje eksempel på en bruger af GCT. L ogistikvirksomheden har for eksempel et stort behov for digital bogføring af ”temporary storage” af varer over for toldmyndigheder. Der er nemlig krav om, at bogføringens dokumentation af temporary storage sker i realtid, og det kan selvsagt kun lade sig gøre med et effektivt digitalt toldsystem.

Men toldsystemet GCT kan bruges i alle logistikintensive virksomheder uanset størrelse. Det er Fortoldningsbutikken et godt eksempel på. Fortoldningsbutikken er en mindre danske virksomhed, der tilbyder neutral og uafhængig rådgivning og service inden for import/eksport, fortoldning og dokumenthåndtering. Fortoldningsbutikken har valgt at anvende GCT som platform, fordi det giver virksomheden bedre overblik, hurtigere reaktionstider og fordi det er en cloud-baseret løsning. Det sidste betyder, at vedligeholdelse og tilpasning til de mange nye krav fra toldmyndigheder og logistikselskaber altid er opdateret.

Fire testspørgsmål: Er I klar?

Martin Jeppsson peger på fire centrale spørgsmål om toldbehandling, han vurderer, er væsentlige at reflektere over, når I skal forholde sig til om, I er klar til fremtidens toldbehandling. De omfatter:

1.      Har vores toldsystem integration på rette niveau med både vores eget ERP-/virksomhedssystem, med relevante toldmyndigheder og med eventuelle logistik-/speditionssamarbejdspartnere?

2.      Har vi mulighed for remote access eller fjernadgang til vores toldsystem? Eller kræver adgang til vores system, at vi befinder os på virksomhedens hovedkvarter og tilgår toldsystemet fra en virksomhedsterminal? Der kan være mange tilfælde, hvor det er en stor fordel at kunne tilgå systemet fra felten – fordi transport af varer i sagens natur sker geografisk meget spredt på landeveje, i havne og i lufthavne i mange forskellige lande.

3.      Sikrer vores toldsystem ”legal compliance” – altså at systemet til enhver tid er opdateret med de seneste toldsatser, regler og krav?

4.      Hvem har ansvaret for vedligeholdelse og opdatering af vores toldsystem – er det vores eget ansvar, eller er ansvaret placeret hos 3. part, der står for både tekniske ressourcer og tekniske kompetencer?

Høje datakrav fra EU

Opgaven udspringer af den forordning, som hedder EUTK (EU’s toldkodeks). Når alle EU-lande skal bruge og udveksle data på samme måde, skal også it-systemer og forretningsgange ensartes. Det er nødvendigt for at skabe så gode forhold for virksomhederne i EU som muligt. Det er en særlig stor opgave for Danmark, fordi Danmark for 20 år siden var frontløber med at digitalisere toldområdet.

Men teknologier ændrer sig, og toldområdet er ikke fulgt med. Mens Danmark står overfor en udskiftning af de fleste sine it-systemer, ser det anderledes ud for andre lande. Lande, som har været sene til at indføre elektroniske toldsystemer, har knap så stor en opgave foran sig.